Il Business Process Management (BPM) è una combinazione di strumenti e soluzioni che aiuta le organizzazioni a raggiungere un livello ottimale di automazione, gestione e ottimizzazione dei processi. Lo scopo delle metodologie BPM è promuovere il miglioramento continuo, la scalabilità e l’efficienza operativa utilizzando un approccio olistico, analizzando e migliorando i processi aziendali.

La gestione dei processi aziendali è quindi una disciplina organizzativa mediante la quale si analizza lo stato delle cose e si identificano le aree di miglioramento per creare un’organizzazione più efficiente ed efficace tramite la definizione, la progettazione, l’esecuzione, il monitoraggio e l’ottimizzazione dei processi aziendali. Semplificando i processi ed eliminando gli sprechi è posibile ridurre i costi e migliorare la qualità dei propri prodotti e servizi.

Inoltre, la gestione dei processi aziendali aiuta le organizzazioni a essere più reattive alle mutevoli esigenze dei clienti e del mercato e ad adattarsi rapidamente alle nuove tecnologie e ai nuovi modelli di business. Questo avviene implementando una strategia BPM. Le fasi del ciclo di vita di una strategia BPM sono:

  1. PROGETTAZIONE: La maggior parte dei processi include un modulo per raccogliere i dati e un flusso di lavoro per elaborarli. Viene creato uno schema che identifica chi sarà il proprietario di ogni attività in ogni flusso di lavoro.
  2. DISEGNO DI UN MODELLO: Si rappresentano i processi con un layout visivo, includendo dettagli come tempi, scadenze e condizioni per dare un’idea chiara della sequenza degli eventi e del flusso dei dati durante ogni processo.
  3. ESECUZIONE DEI PROCESSI: Si eseguono i processi, testandoli prima dal vivo con un piccolo gruppo e poi attivandoli per tutti gli utenti. E’ importante assicurarsi di limitare l’accesso alle informazioni sensibili.
  4. MONITORAGGIO: Si osserva ogni processo del flusso di lavoro in azione. Si identificano le metriche per valutare i progressi, misurare l’efficienza e individuare eventuali colli di bottiglia, anche mediante la registrazione di dati e l’utilizzo di tecniche di business intelligence.
  5. OTTIMIZZAZIONE: Durante le analisi di monitoraggio vengono annotate eventuali modifiche che devono essere apportate ai moduli, ai processi o al flusso di lavoro per renderli più efficienti. Anch’esse vanno implementate e monitorate.

Le più diffuse best practices per la gestione dei processi all’interno di una strategia BPM comprendono la definizione di scopi e obiettivi chiari (relativamente ai risultati che si vogliono ottenere), il coinvolgimento di tutte le parti interessate, la documentazione di tutte le analisi di processo (anche per tenere traccia dei progressi nel tempo), il monitoraggio sistematico delle prestazioni, l’utilizzo di nuove tecnologie (in particolare digitali) e infine la promozione di una cultura del miglioramento continuo all’interno della realtà aziendale.

Con tutte queste componenti ben organizzate, le aziende possono raggiungere elevati livelli di efficienza aumentando la propria competitività, soprattutto considerando che oggi gli strumenti tecnologici per gestire una strategia BPM sono alla portata di tutti.