2 tecniche per il Time Management
Il 2022 è stato l’anno della rinascita e della ripartenza, pian piano il mondo ha ripreso a vivere e ha riassaporato la normalità dopo due anni di stand-by causati dall’infezione da Coronavirus. I cambiamenti che ci sono stati negli ultimi anni sono stati davvero molti: l’uomo è passato da una vita sempre in movimento ad una sedentarietà quasi innaturale. I mutamenti sono diventati ormai una costante nella vita di tutte le persone, è importante però saper cogliere sempre il lato positivo degli avvenimenti e trasformarli in grandi occasioni. Uno degli elementi chiave da tenere sempre il considerazione è il tempo, fattore troppo sottovalutato e non attenzionato come dovrebbe.
Il tempo non esiste ma, come dice Einstein, è un susseguirsi di infiniti movimenti e cambiamenti che si basano sulla percezione umana di un momento presente. Time Management significa saper gestire il tempo, cercando di ritagliare dello spazio per tutte le attività evitando sia il protrarsi di periodi di inattività sia sovraccarichi. Lavorare sulla direzione nel tempo è essenziale sia nella vita privata per gestire al meglio i rapporti con i familiari, amici e conoscenti, ma soprattutto nel lavoro per essere più efficaci, efficienti, produttivi e per stare sempre al passo con tutti i progetti.
Ad oggi esistono molti metodi relativi al Time Management, dove ogni individuo può scegliere quello a lui più affine e che porti i risultati attesi. Analizziamo ora due tecniche molto semplici e pratiche che, con poche indicazioni e istruzioni, possono risultare davvero utili e preziose sia nella sfera lavorativa che in quella privata.
Il primo metodo, molto facile e concreto, è il Time Boxing, che consiste nel definire per ciascun compito blocchi di tempo concreti entro i quali tali compiti devono essere assolutamente conclusi. La regolare pianificazione può essere fatta su base giornaliera, settimanale o anche mensile. E’ importante ricordarsi di inserire anche del tempo per le pause e il riposo della mente. La suddivisione delle varie attività può essere effettuata manualmente tramite delle agende pre-impostate o su fogli di lavoro Excel, tramite la pianificazione su Google Calendar o su applicazioni a pagamento. Queste ultime due opportunità inviano le notifiche ogni quindici minuti prima che inizi il progetto. E’ importante tenere a mente che bisogna iniziare l’attività di programmazione sempre dai compiti più facili per poi aumentare il grado di difficoltà, rispettare i tempi di lavoro e concentrarsi sul tempo e non sul compito stesso. Il time boxing è uno strumento utile anche per analizzare e valutare il lavoro svolto, essere più efficaci, ridurre le distrazioni e gli sprechi di tempi. Bisogna stare attenti però a rispettare le scadenze impostate del lavoro previsto e avere la capacità critica di suddividere in maniera proporzionata il tempo per i vari compiti.
La seconda metodologia, altrettanto intuitiva e precisa, è la tecnica del Pomodoro. Viene ideata negli anni ‘80 dall’italiano Francesco Cirillo, uno studente universitario che ha difficoltà a concertarsi in alcune materie. “Pomodoro” come la forma che avevano i famosi timer da cucina in voga in quegli anni. L’applicazione della metodologia è molto semplice e non richiede particolari ausili al di fuori di una sveglia o di un semplice orologio, che serve per impostare il timer per le varie sessioni di lavoro\studio. Il metodo consiste nell’alternare cicli di lavoro da 25 min a piccole pause di 5 min, facendo una pausa più lunga ogni 4 intervalli di lavoro. Con il passare degli anni la teoria è stata maggiormente sviluppata e personalizzata. Molti sono i video online che possono essere usati come sostegno per lo studio in compagnia o semplicemente come sottofondo musicale, a seconda del tema che si preferisce. Esistono anche diverse App e funzioni già preimpostate nella maggior parte dei cellulari moderni che supportano lo scopo di questa tecnica, bloccando la ricezione di notifiche che potrebbero distrarre o limitare la concentrazione. Ad esempio, l’iPhone dispone della modalità “Non disturbare” che si può personalizzare impostando gli orari in cui attivarla.
La metodologia è utile principalmente nel contesto lavorativo soprattutto per chi ha la tendenza a distrarsi facilmente, poiché tale sistema permette di organizzare le proprie attività e gestire al meglio il tempo. Sicuramente è necessario ed indispensabile ricordarsi di effettuare delle piccole pause durante tutto l’arco della giornata tra un’attività e un’altra per rimanere freschi e concentrati. Gli effetti positivi della metodologia del pomodoro sono: avere una concertazione più stabile e prolungata ed avere una panoramica precisa della produttività durante la giornata lavorativa. Al contrario, uno dei principali punti critici di questa tecnica, è che non sembra essere applicabile realmente a un lavoro che preveda di rimanere concentrati per più di 25 min. Inoltre il rispetto dei tempi prestabiliti potrebbe diventare un fattore di stress e ansia anziché di carica e di motivazione.
Invece di seguire alla lettera questa teoria, può essere certamente più utile adattarla alle esigenze di ogni individuo e alle varie mansioni, effettuando delle pause per liberare la mente e ossigenare le idee. Impostando intervalli di lavoro più lunghi vi è un minor rischio di dover distogliere l’attenzione a metà dell’esecuzione di un compito importante, interrompendo il flusso creativo volto alla risoluzione del problema. Per essere ancora più efficienti si può adottare la soluzione di effettuare un break da 15min ogni 2 ore di lavoro, in modo da avere il tempo sufficiente per sgranchirsi un po’ le gambe e fare uno spuntino. Di conseguenza, l’operatività di un dipendente sarebbe superiore al 90% nelle 8 ore lavorative.
Saper utilizzare al meglio il proprio tempo sta diventando sempre di più un requisito essenziale che le aziende richiedono in maniera concreta e specifica, in quanto rappresenta un vantaggio competitivo non indifferente per le società. Inoltre attraverso una buona gestione del tempo ogni persona può raggiungere traguardi molto importanti, riuscendo a bilanciare in maniera ottimale la vita privata e lavorativa.