Business Process Management: nuove tecnologie e miglioramento continuo
Il Business Process Management (BPM) è una combinazione di strumenti e soluzioni che aiuta le organizzazioni a raggiungere un livello ottimale di automazione, gestione e ottimizzazione dei processi. Lo scopo delle metodologie BPM è promuovere il miglioramento continuo, la scalabilità e l’efficienza operativa utilizzando un approccio olistico, analizzando e migliorando i processi aziendali.
La gestione dei processi aziendali è quindi una disciplina organizzativa mediante la quale si analizza lo stato delle cose e si identificano le aree di miglioramento per creare un’organizzazione più efficiente ed efficace tramite la definizione, la progettazione, l’esecuzione, il monitoraggio e l’ottimizzazione dei processi aziendali. Semplificando i processi ed eliminando gli sprechi è posibile ridurre i costi e migliorare la qualità dei propri prodotti e servizi.
Inoltre, la gestione dei processi aziendali aiuta le organizzazioni a essere più reattive alle mutevoli esigenze dei clienti e del mercato e ad adattarsi rapidamente alle nuove tecnologie e ai nuovi modelli di business. Questo avviene implementando una strategia BPM. Le fasi del ciclo di vita di una strategia BPM sono:
- PROGETTAZIONE: La maggior parte dei processi include un modulo per raccogliere i dati e un flusso di lavoro per elaborarli. Viene creato uno schema che identifica chi sarà il proprietario di ogni attività in ogni flusso di lavoro.
- DISEGNO DI UN MODELLO: Si rappresentano i processi con un layout visivo, includendo dettagli come tempi, scadenze e condizioni per dare un’idea chiara della sequenza degli eventi e del flusso dei dati durante ogni processo.
- ESECUZIONE DEI PROCESSI: Si eseguono i processi, testandoli prima dal vivo con un piccolo gruppo e poi attivandoli per tutti gli utenti. E’ importante assicurarsi di limitare l’accesso alle informazioni sensibili.
- MONITORAGGIO: Si osserva ogni processo del flusso di lavoro in azione. Si identificano le metriche per valutare i progressi, misurare l’efficienza e individuare eventuali colli di bottiglia, anche mediante la registrazione di dati e l’utilizzo di tecniche di business intelligence.
- OTTIMIZZAZIONE: Durante le analisi di monitoraggio vengono annotate eventuali modifiche che devono essere apportate ai moduli, ai processi o al flusso di lavoro per renderli più efficienti. Anch’esse vanno implementate e monitorate.
Le più diffuse best practices per la gestione dei processi all’interno di una strategia BPM comprendono la definizione di scopi e obiettivi chiari (relativamente ai risultati che si vogliono ottenere), il coinvolgimento di tutte le parti interessate, la documentazione di tutte le analisi di processo (anche per tenere traccia dei progressi nel tempo), il monitoraggio sistematico delle prestazioni, l’utilizzo di nuove tecnologie (in particolare digitali) e infine la promozione di una cultura del miglioramento continuo all’interno della realtà aziendale.
Con tutte queste componenti ben organizzate, le aziende possono raggiungere elevati livelli di efficienza aumentando la propria competitività, soprattutto considerando che oggi gli strumenti tecnologici per gestire una strategia BPM sono alla portata di tutti.
Una strategia di marketing può essere considerata come una guida definitiva ad alto livello che determina la direzione in cui sta andando l’azienda. Ciò influirà quindi sul piano di marketing, che è il progetto più dettagliato di come verrà attuata la strategia. Sotto il piano di marketing vi saranno attività tattiche specifiche ed azioni pratiche. Trascurare il livello strategico significa compiere azioni standard che somigliano più ad una sorta di lista di controllo: scegliere il logo, avere un sito web aggiornato e una presenza sui social media, indire una campagna pubblicitaria, ecc. Tuttavia si tratta di scelte che possono rivelarsi poco efficaci se non c’è una solida motivazione per ciò che si sta facendo. Il processo di marketing strategico, invece, prevede la conduzione di ricerche e la definizione di scopi e obiettivi che massimizzeranno l’efficacia e il successo della strategia di marketing complessiva.
Il marketing strategico è importante perché permette di massimizzare il ritorno sull’investimento, di valutare le opportunità in modo efficace mediante una guida che permette scelte razionali, di assicurarsi che tutto il personale si muova nella stessa direzione e infine di gestire tutte le attività promozionali in modo misurato ed efficiente. La strategia di marketing è un elemento cruciale per qualsiasi azienda che stia cercando di crescere in modo redditizio.
L’intelligenza artificiale può supportare e velocizzare la fase di progettazione: da un lato, essa espande la collaborazione tra persone e aggiunge la collaborazione tra uomo e macchina, dall’altro può coadiuvare le scelte di design e, in taluni casi, anche sostituire l’uomo in alcune fasi della progettazione. Man mano che più ricercatori sviluppano nuovi modelli per la creatività, le potenzialità della tecnologia diventano più evidenti. Le applicazioni AI potrebbero diventare molto presto le migliori alleate degli stilisti. Ad esempio, i modelli di intelligenza artificiale che sono stati impiegati per generare un nuovo design di abbigliamento sono detti “
L’intelligenza artificiale potrà essere efficacemente usata ad esempio per individuare design non originali utilizzando le informazioni di milioni di fotografie, oppure per autenticare articoli originali e individuare i falsi. Già oggi alcune organizzazioni utilizzano l’intelligenza artificiale per esaminare e identificare prodotti potenzialmente contraffatti, facendo affidamento su enormi set di dati e immagini provenienti da numerosi mercati online.
Uno spazio di approfondimento è stato inoltre dedicato al tema Covid-19, ed in particolare a come l’epidemia mondiale abbia cambiato le carte in tavola nell’ultimo anno, imponendo l’introduzione di ulteriori correttivi e innovazioni volti a sfruttare le opportunità di rinnovamento che i periodi di crisi generalizzata comunque concedono. L’ultimo pannello è stato invece focalizzato sulle nuove frontiere delle metodologie Agile, cercando di interpretare e declinare in senso operativo le idee più visionarie sulle nuove modalità di organizzazione del lavoro e di gestione progetti. In particolare, gli ambiti di applicazione di queste tecniche si sono notevolmente espansi nel corso del tempo, uscendo sempre più dal mero ambito software ed abbracciando sempre più processi aziendali come IT, produzione, logistica e operations.
Insomma, Agile è un mondo di nuovi metodi che vanno raffinandosi e modificandosi a seconda non solo delle esigenze progettuali delle aziende, ma anche della disponibilità di nuove tecnologie e strumenti digitali, nonché delle situazioni di mercato contingenti. Risulta quindi cruciale tenersi aggiornati ed aprirsi al confronto, al fine di poter offrire servizi sempre al passo con i tempi, ed una community mondiale a supporto dell’innovazione non può che essere di grande utilità per lo sviluppo di best-practice teoriche e operative, pronte per essere applicate sul campo.
Ma diventare più resilienti alle fluttuazioni di mercato non deve significare necessariamente una diminuzione dell’efficienza produttiva, anzi: le imprese hanno oggi l’opportunità di uscire dalla crisi più agili ed innovative, in particolare grazie alle nuove tecnologie messe al servizio di una corretta pianificazione, laddove venga perseguito l’obiettivo di rendere quest’ultima meno rigida, più dinamica e snella, ed in tal modo meno vulnerabile alle criticità dei cambiamenti repentini (soprattutto considerando che gli shock della produzione globale stanno diventando più intensi e frequenti, in conseguenza di incertezze geopolitiche, attacchi dei sistemi digitali ed altri fattori imponderabili come il Covid-19). Infatti i network produttivi allargati, laddove le supply chain sono più vaste e globali, offrono giocoforza maggiori appigli alla diffusione di crisi sistemiche. Quelle di durata superiore ad un mese occorrono ormai, in media, quasi ogni 3 anni, e ogni 5-7 anni quelle superiori ai 100 giorni; sebbene non siano sempre prevedibili è bene che le aziende si premuniscano di contromisure razionali per fronteggiarle. Ciò vale specialmente per alcune realtà manifatturiere che sono guidate da variabili artistiche e stilistiche che influenzano in modo determinante la domanda e che sfruttano una catena del valore incentrata sulle lavorazioni specializzate, come ad esempio le aziende del fashion e in generale del lusso.
Nella maggior parte dei casi, il demand planning si affida all’analisi dei dati storici per sviluppare i suoi modelli previsionali, impattando così sulla produttività mediante l’organizzazione della produzione. Le attività chiamate generalmente operations sono, da questo punto di vista, strettamente collegate tra loro. Interruzioni nella supply chain, indipendenti dall’operatività quotidiana della manifattura, possono risultare particolarmente disruptive, specialmente quando gli andamenti della domanda non seguono pattern prevedibili con sufficiente anticipo. In tali casi, la vulnerabilità delle imprese ai cambiamenti può venire amplificata da scelte strategiche e operative limitanti, come ad esempio l’eccessivo affidamento alla produzione just-in-time, un insufficiente pool di fornitori o addirittura la presenza di fornitori insostituibili, un livello troppo alto di customizzazione del prodotto, una spiccata concentrazione geografica dell’export e/o della catena produttiva.
Tuttavia, nei tempi più recenti, si tende anche a scommettere su soluzioni più rapide e con un maggiore rapporto tra efficacia e costo/difficoltà del cambiamento.
Migliori strategie di pianificazione degli approvvigionamenti e della produzione passano necessariamente attraverso l’uso di strumenti innovativi: non si può prescindere in questi casi dalla digital transformation, implementando, oltre a nuovi processi, anche tecniche più sofisticate di data analysis, big data management e business intelligence, che sono attualmente il mezzo più efficace per rafforzare la resilienza entro scenari di incertezza delle forniture e, soprattutto, della domanda, sempre alle prese con le priorità momentanee dei consumatori, figlie oltretutto dei loro stili di vita e visioni del mondo in costante cambiamento.