Il Visual Management come strumento di supporto alla gestione dei processi

Il Visual Management come strumento di supporto alla gestione dei processi

Si parla molto di Visual Management, inteso come la Gestione a Vista applicata ai processi.

Tale metodologia permette di visualizzare mediante semplici strumenti gli stati di avanzamento dei processi aziendali, rendendoli visibili agli attori stessi di processo.

Obiettivo fondamentale è dunque quello di rendere istantaneamente fruibili tutte le informazioni legate allo stato di avanzamento del processo, mettendo in particolare in luce le possibili criticità che si generano, potendole dunque attaccare in tempo reale.

Le metodologie legate al Visual Management, che possono essere utilizzate non solo in fase di svolgimento del processo, ma anche in fase di analisi dello stesso, riducono notevolmente gli interventi di allineamento intermedio, dato che permettono il costante aggiornamento di stato con conseguente definizione delle attività di miglioramento da introdurre, nell’ottica di riduzione degli sprechi.

Si rende pertanto efficiente non solo la gestione del processo ma anche la fase di pianificazione e aggiornamento dello stesso.

In ambito Lean, i concetti del Visual Management si legano alla gestione a vista proposta dalla metodologia delle 5S per l’ottimizzazione del posto di lavoro (si rimanda al link http://www.mas.mn/le-5s-per-lottimizzazione-del-posto-di-lavoro/).

Gli stessi principi possono essere applicati anche per la gestione dei processi transazionali in ambito Lean Office; nell’ambito dei servizi e dei processi di servizio, la riduzione degli sprechi è infatti spesso legata ad aspetti intangibili a volte di difficile individuazione.

I servizi si basano su transazioni piuttosto che su operazioni fisiche di trasformazione.

La transazione è l’unità elementare, così come le operazioni sono le unità elementari all’interno delle attività manifatturiere. I processi transazionali si basano dunque su transazioni. In quest’ambito il Visual Management assume un ruolo davvero importante per la gestione dei processi e il monitoraggio dello stato avanzamento e dei flussi informativi correlati.

Dall’esperienza dei consulenti di MAS, le tecniche del Visual Management rappresentano davvero un valido strumento di analisi e successiva gestione.

Le 5S per l’ottimizzazione del posto di lavoro

Le 5S per l’ottimizzazione del posto di lavoro

Le 5S identificano una metodologia di origine giapponese che ha l’obiettivo di migliorare la gestione del posto di lavoro ed eliminare gli sprechi.

La metodologia delle 5S è stata ideata per rendere l’ambiente di lavoro più efficiente e produttivo.

Le 5S in oggetto sono le 5 iniziali delle parole giapponesi sulle quali si fonda la metodologia, che in italiano possono essere associate all’acronimo S.O.P.R.A.

Prima S: SEIRI = SEPARARE

Separare il necessario dal superfluo ed eliminare gli oggetti, gli strumenti o qualsiasi altra cosa che on sia realmente necessaria alla normale attività lavorativa.

Seconda S: SEITON = ORDINARE

Ordinare i materiali e gli strumenti in postazioni ben definite per eliminare gli sprechi tempo impiegato nelle ricerche.

Terza S: SEISO = PULIRE

Pulire l’area di lavoro. Pulire non solo nel senso stretto del termine, ma pulizia intesa come attività di ispezione. Pulire e ordinare l’area di lavoro per poterne identificare i problemi e passare all’individuazione delle soluzioni.

Quarta S: SEIKETSU = RIPETERE

Ripetere i passi precedenti, definendo e formalizzando gli standard per la sistemazione, l’ordine e la pulizia.

Quinta S: SHITSUKE = AUTOCONTROLLARSI

Solo con l’autocontrollo il processo di miglioramento continuo potrà davvero ritenersi raggiunto, gli standard e i risultati raggiunti essere mantenuti.

L’applicazione delle 5S consente il raggiungimento di molteplici obiettivi, in particolare in termini di sicurezza e confort dei lavoratori, qualità, utilizzo efficiente degli spazi, risparmio di tempo e risorse (sprechi di tempo per le ricerche di materiali e attrezzi, riduzione degli interventi manutentivi), miglioramento dell’immagine aziendale.

Come si può osservare, i principi su cui si fonda sono di fatto molto semplici. Tuttavia senza la perseveranza e reale applicazione rigorosa degli stessi, si corre il rischio di non mantenere nel tempo i risultati raggiunti e ambire al miglioramento continuo.

Dall’esperienza dei consulenti di MAS, le 5S rappresentano davvero un valido strumento, adattabile sia alle aree produttive che agli uffici.